¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos de la Declaración de la Renta?

Hacienda obliga a los contribuyentes a mantener la documentación que acredita sus ingresos. Hoy te comentamos cuáles son los tiempos de la Agencia Tributaria.

Calendario

Actualmente muchos habréis ya llevado a cabo los trámites necesarios para la presentación de la declaración de la renta. Estamos con la campaña de Renta 2014 ya abierta y muchos contribuyentes quieren adelantar el pago que Hacienda debe hacerles al haberles retenido más de la cuenta. Sin embargo, una vez presentas la declaración, no se acaban los trámites que tienes pendientes con el fisco y por ley, debes mantener la documentación mucho más tiempo. Hoy vamos a hablarte de este tema en nuestro blog para que tengas claro cuáles son los tiempos en los que tienes obligación de tener estos documentos.

En realidad, el trámite que hacemos cada año cuando llega la campaña de la declaración de la renta es solo uno de los que debemos hacer con Hacienda. Por un lado, tenemos que el contribuyente presenta su declaración o confirma su borrador. Luego, la Agencia Tributaria lo acepta y le devuelve o le cobra el capital que faltaba por la renta que ha tenido durante el año anterior. Hasta aquí todo claro, pero Hacienda puede en cualquier momento solicitarte documentación que acredita todos esos ingresos. Y no se trata de una documentación que puedes tirar una vez se acepta el trámite, hay que guarda por un período superior, por lo general de hasta 5 años.

Los 5 años hacen referencia al período en el que los delitos fiscales y las faltas dejan de poder juzgarse, porque se entienden como prescritos. Precisamente en base a esta ley nos encontramos con que cuando Hacienda reclama documentación de un período anterior, el contribuyente puede alegar que ya ha prescrito, y por lo tanto, no va a tener que presentar nada de esto. Pero veamos con mayor detalle todo aquello que deberíamos guardar de forma ordenada para cualquier consulta o requerimiento que pueda hacer Hacienda. Antes de pasar a enumerarlos, quizás te interese saber cómo actuar en caso de que Hacienda abra una diligencia porque no está de acuerdo con alguno de los datos que presentas.

Documentos que te puede solicitar Hacienda

  1. Certificados de retenciones: el trabajador y los autónomos están obligados a conservar los certificados de las retenciones que se practican con el fin de poder ofrecer a la Agencia Tributaria la documentación que te solicitan. También las empresas deben tener las certificaciones de las retenciones que aplican a profesionales y trabajadores.
  2. Certificados de ingresos a cuenta: los certificados de ingresos a cuenta son como los certificados de retenciones, solo que en ese caso es el propio contribuyente el que le hace el ingreso trimestralmente a Hacienda. Dependiendo del tipo de ingresos, se aplica uno u otro impuesto. En ese caso, las opciones son las mismas.
  3. Facturas: en el caso de autónomos o de contribuyentes que se apliquen algún tipo de subvención o reducción que tenga que ver con gastos que tienen que ver con el contribuyente, es obligatorio guardar todas las facturas que lo justifiquen. Las facturas deben ordenarse por fechas y mantenerse en una carpeta durante al menos eso 5 años que comentábamos al principio.
  4. Documentos bancarios: los documentos bancarios que acrediten las retenciones que se aplican, que justifiquen créditos, préstamos, o gastos que se desgraven también deben ser almacenados con el fin de poder justificarlos en el caso de que Hacienda nos solicite alguna información.
  5. Justificantes de las subvenciones u otros gastos que desgraven: los justificantes que no sean facturas ni tampoco gastos bancarios deben también archivarse en una carpeta siempre que aparezcan en la declaración de la renta, ya que Hacienda puede pedirnos que le demos explicaciones sobre ellos, y la única que aceptarán, o al menos que será más fácil nos de la razón es una prueba documental como la que te estamos comentando en este apartado.

Lo cierto es que los contribuyentes no siempre conocen todos estos datos, y sin embargo, la falta de conocimientos no supone cumplir la ley. Por eso es importante que lo tengas en cuenta, y sobre todo, que sigas las pautas que te hemos dado para poder cumplir tus objetivos fiscales y evitarte los problemas que puedes tener con el fisco. En todo caso, hay que recordar que el hecho de que Hacienda nos pida más datos no tiene nada de malo, ni tampoco que te equivoques en la declaración si subsanas el error a tiempo. Aunque a casi todos nos entra el pánico cuando la Agencia Tributaria nos envía documentación, si estamos cumpliendo con nuestras obligaciones, no tenemos nada que temer.

Imagen: Nacho

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